Aide et présentation du TMS

🖥 Le TMS

L'outil de l'exploitation, de la facturation et de la direction, utilisé au bureau sur PC.

📱 L'appli conducteur

Sur le téléphone du conducteur : missions, étapes, photos, signatures et documents.

🏢 Les espaces externes

Pour les chargeurs, les transporteurs affrétés et les signataires : ils consultent et agissent sans compte TMS.

🛰 La télématique

Positions et données des véhicules remontées depuis les boîtiers embarqués.

📊 Tableau de bord

Activité du jour, commandes à traiter, alertes et indicateurs clés.

📦 Commandes

Saisie, import Excel, clients favoris, sites de chargement et livraison, marchandise, ADR, lavage, frais annexes, lettre de voiture.

🗓 Planning

Gantt par véhicule et conducteur : affectation par glisser-déposer sur n’importe quel véhicule, jour et heure (aimantation au quart d’heure), durées, contrôle des temps de conduite, envoi des missions au conducteur. Les dates contractuelles de la commande sont conservées : si l’affectation s’en écarte, une validation est obligatoire (dates de la commande, nouvelles dates et écart affichés) ; refuser laisse la commande au puits. Glisser une barre horizontalement l’avance ou la retarde en gardant sa durée ; verticalement, elle change de véhicule tant que la mission n’est pas démarrée. Un créneau déjà occupé sur le véhicule est signalé : annuler, décaler automatiquement après la mission en place, ou garder le créneau s’il s’agit du même chargement. Chaque affectation et chaque déplacement sont journalisés (ancienne et nouvelle valeur). Option 🪄 Planifier la journée (à activer en Admin) : proposition d’affectation de toutes les commandes du jour, à valider. Option ↩ Fret retour : commandes à planifier proches d’une livraison à venir, à confier au même camion. Pendant le glisser, l’étiquette affiche déjà les contrôles (écart avec la commande, créneau occupé, véhicule non frigorifique, capacité dépassée, livraison avant enlèvement, temps de conduite du conducteur selon le règlement 561/2006). Le contour pointillé « contrat » montre les dates de la commande ; une barre cerclée d’orange sort de sa fenêtre (dates au plus tard). Plusieurs commandes affectées ou déplacées ensemble : un seul récapitulatif à valider. Déplacer ou réaffecter un voyage applique les mêmes règles à toutes ses commandes ; en le glissant, une fenêtre montre la nouvelle date de chaque commande et ses contrôles avant validation. Le planning se met à jour en direct quand un collègue ou un conducteur modifie une commande. Clic droit sur une barre : 🕘 Historique, 🔁 Transbordement.

🛰 Détail d’une mission en cours

Planning → un clic sur une barre dont le statut est En mission ou Au quai ouvre un panneau en bas à droite : dernier statut remonté par le conducteur avec son heure et le temps écoulé, enlèvement et livraison prévus, départ réel et livraison réelle, et la position du véhicule sur une carte.

Position : le boîtier est prioritaire ; à défaut, la dernière étape géolocalisée remontée par le conducteur. La source et l’heure sont toujours affichées — la synchronisation tourne toutes les cinq minutes, la position peut donc avoir jusqu’à cinq minutes de retard. Si rien n’est disponible, le panneau le dit plutôt que d’afficher un point faux.

Boutons : « Détail » déroule toutes les étapes horodatées avec leur source, « Commande » ouvre la fiche, « Fermer » referme — la touche Échap aussi. Sur une commande relais, le véhicule affiché est le second une fois l’heure du quai passée.

Le double-clic sur une barre continue de faire avancer le statut : il n’ouvre pas le panneau.

🛠 Tâches véhicule (lavage, entretien, mines…)

Planning → clic droit sur la ligne d’un véhicule dans le Gantt : « Ajouter une tâche ». Une tâche porte un type, un nom, une date et une heure, une durée, un lieu et une adresse, et un descriptif. Elle apparaît sur la ligne du véhicule avec la couleur et le hachurage de son type, à côté des missions.

Une tâche n’est pas une commande. Elle ne compte ni dans le chiffre d’affaires, ni dans la rentabilité, ni dans les tonnages : elle occupe le véhicule, c’est tout. Elle n’apparaît donc dans aucun rapport de marge.

Elle part au conducteur. Celui qui conduit ce véhicule le jour dit la voit dans son application, dans un bloc « Tâches véhicule » au-dessus de ses missions, avec « Démarrer » puis « Terminer ». Les deux horodatages reviennent dans le TMS. Une tâche peut aussi être nommée sur un conducteur précis.

Les types se paramètrent dans l’Admin du TMS, panneau « Types de tâches » : nom, couleur et motif (plein, hachures, pointillés, rayures). Quatre types existent au départ — Lavage, Entretien, Contrôle technique, Immobilisation. Un type qui ne sert plus se désactive ; les tâches déjà posées gardent leur couleur.

🗺 Suivi 3D d’une commande

Sur la fiche commande, trois listes déroulantes à côté de la catégorie de transport : type d’enlèvement, type de livraison et mode de transport. Les types de lieu sont Hub logistique, Site client, Port multimodal, Gare intermodale et Plateforme aéroportuaire ; les modes sont Route, Rail, Mer et Aérien. C’est ce qui permet au suivi de montrer un quai de port là où il y a un port, et un entrepôt là où il y a un entrepôt.

Où le voir. Un bouton ouvre la vue 3D sur trois écrans : « Voir le trajet en 3D » sur la page de suivi du destinataire, « Voir en 3D » sur chaque commande de l’espace chargeur, et « 3D » dans la carte de mission du Planning. La scène montre les deux sites, la route qui les relie et le véhicule à sa position d’avancement : à quai quand on charge, sur la route en transit, dans le site d’arrivée une fois livré. Glisser pour tourner, molette pour zoomer, Échap pour fermer.

La météo et la saison. Le ciel de chaque site vient d’un service météo public, lu sur les coordonnées du lieu : nuages, pluie, neige, soleil ou lune selon l’heure. Un ciel couvert assombrit la scène. Les couleurs suivent la saison du jour, et les fêtes ajoutent leur décor — sapin et guirlandes à Noël, citrouilles à Halloween, drapeau au 14 Juillet.

Rien n’est téléchargé tant qu’on ne clique pas. La 3D pèse près de 700 Ko : elle ne part qu’au clic, jamais à l’ouverture de la page. Sur une machine qui ne sait pas afficher de 3D, le bouton n’apparaît pas du tout. Sur téléphone, les effets les plus coûteux sont coupés pour garder la fluidité.

La distance restante vient de la navigation du boîtier, comme l’heure d’arrivée estimée. La jauge se remplit par rapport à la distance totale de la commande.

🧹 Facturation regroupée et écrans allégés

Contrôle avant facturation. Facturation → le panneau « Contrôle avant facturation » présente d’abord les blocages regroupés par cause : pour chacune, le nombre de commandes retenues, le montant HT en attente et les clients à corriger. Corriger un SIRET manquant sur une fiche client débloque toutes ses commandes d’un coup. « Voir ces commandes » filtre le détail sur la cause choisie ; un second clic l’enlève. Le détail commande par commande reste disponible, replié dès qu’il dépasse 25 lignes.

Planning. Le bandeau de charge sur 10 jours est replié par défaut pour laisser la place au Gantt ; son résumé (jours en manque, jours tendus) reste visible, un clic sur « Charge 10 j » le déplie et votre choix est mémorisé.

Barre du haut. Le titre de la vue tient sur une ligne ; s’il est coupé, il s’affiche en entier au survol. Quand beaucoup d’onglets sont ouverts, l’onglet actif est ramené à l’écran.

🔍 Zoom de l’interface

Le réglage de zoom agrandit ou réduit tout le TMS. La barre latérale tient toujours dans l’écran : seule la liste des vues défile, les boutons du bas (Rechercher, Cockpit, Tablette, Fond, Affichage, Aide) restent visibles.

Quand les boutons de la barre du haut ne tiennent plus sur une ligne (petit écran ou zoom élevé), ils passent sur deux lignes au lieu de se chevaucher. La rangée d’onglets reste collée sous cette barre quand on fait défiler une vue.

Avec le réglage « grand texte » de Ma présentation, les entrées du menu qui passent sur deux lignes gardent toute leur hauteur : la liste défile au lieu de les superposer.

👁 Lisibilité du planning et du reporting

Froid sur le Gantt. Les commandes en température dirigée portent un badge « ❄ », suivi de la consigne quand elle est saisie (« ❄ +4 °C »). Le type de froid s’affiche au survol, pour laisser la place à la référence et au client sur les barres courtes.

Écarts horaires. L’écart entre l’heure prévue et l’heure réelle s’affiche en minutes, en heures, puis en jours au-delà de 48 h.

Occupation de la flotte (Reporting). Vert à partir de 75 % d’occupation sur la semaine, orange de 50 à 75 %, rouge en dessous de 50 % : un véhicule en rouge est sous-utilisé.

🪟 Présentation des barres

La barre latérale et la barre du haut du TMS, de FleetTrack et de Gestion de parc existent en six présentations : 1 · Navy plein, 2 · Clair, 3 · Rail d’icônes, 4 · Flottante (par défaut), 5 · Dégradé de marque et 6 · Navigation en haut.

Changer de présentation : « Ma présentation » (pied de la barre latérale), ligne « Barres », accessible à tous les utilisateurs ; ou, pour les administrateurs, Admin → rubrique « Compte » → panneau « Présentation des barres ». Le changement est immédiat, sans recharger la page, et s’applique aussi à FleetTrack et à Gestion de parc.

Le choix est personnel : il est enregistré sur votre compte utilisateur et vous suit d’un poste à l’autre. Les autres utilisateurs gardent le leur. La couleur des bandeaux choisie pour le compte (panneau « Apparence ») reste appliquée dans les présentations 1, 3, 4 et 6.

En présentation 6, les vues passent en onglets sur une ligne en tête de page ; quand elles sont nombreuses, la ligne défile horizontalement.

🔁 Tournées

Regroupement des commandes en tournées et suivi des trajets.

🛰 Suivi et carte en direct

Position des véhicules, avancement des missions, trajet théorique comparé au trajet réel. Fonds de carte au choix : plan, satellite ou photo aérienne IGN. Bouton 🚦 Trafic : circulation en temps réel (fluide, ralenti, bouché), actualisée toutes les 2 minutes ; le choix est mémorisé. Au clic sur un véhicule, une fiche s’ouvre centrée sur la carte : à gauche le véhicule (statut, vitesse, conducteur, odomètre, dernier signal, lien FleetTrack), à droite le temps de service du conducteur (frise de la journée, conduite du jour, conduite continue, amplitude), mis à jour toutes les 5 minutes. Sur grand écran, la fiche s’agrandit pour rester lisible.

🏭 Passage à quai / Remorque chargée

Passage à quai : la marchandise est déchargée au quai puis rechargée par un autre véhicule (cross-dock, groupage). Remorque chargée : la remorque est décrochée pleine en cours de mission et reprise par un autre tracteur, sans manutention. Le relais se prévoit depuis la commande (bouton « Passage à quai » → « Remorque chargée », lieu, date, heure), ou le conducteur décroche en route depuis son application : bouton « ⛓️‍💥 Décrocher la remorque », lieu donné par la position du téléphone (commune retrouvée automatiquement) ou saisi à la main, avec une précision (parking, n° de place). L’onglet affiche les remorques décrochées (depuis combien de temps, où, sur la carte) et les relais prévus : « Affecter la reprise » choisit le tracteur et le conducteur aval, qui voit alors « 🔗 Accrocher la remorque » dans son application, avec le guidage jusqu’au point exact. Si personne n’est affecté, le conducteur d’origine peut raccrocher sa remorque (le relais est annulé). Chaque accroche et décroche est tracée (« Mouvements »), la remorque est repositionnée et la lettre de voiture complétée.

🚢 Conteneurs maritimes

Onglet « Conteneurs » : un conteneur par commande, en import, export ou national, depuis tous les ports. Depuis la fiche commande, « + Transport de conteneur » ouvre la fiche : numéro (contrôle automatique du chiffre clé ISO 6346, une faute de frappe est signalée tout de suite), type ISO (20’, 40’, 40’ HC, 45’, frigo, open top, flat, citerne), armateur, navire, lieu de prise (terminal ou dépôt de vides) et de retour, références (booking, connaissement, bon à délivrer, BAS / release / PIN, créneau terminal), échéances (closing navire, fin de franchise terminal et armateur), tare et VGM (bouton de calcul), scellé, classe IMDG, consigne frigo. Alertes : closing ou franchise à moins de 48 h ou dépassé(e), sortie sans bon à délivrer ni BAS, export sans VGM, scellé relevé différent du scellé prévu. Les cartes de commande portent un badge 🚢 (⏰ si une échéance est critique). Dans l’application, le conducteur relève le numéro sur la porte (contrôlé, et comparé au numéro attendu) et le scellé à la prise, puis déclare le conteneur rendu ; les vides à rendre restent affichés après la livraison. Frais types ajoutés au catalogue : positionnement, surestaries et détention refacturées, attente terminal, double rendu, pesée VGM, location de châssis.

🚢 Conteneurs : exploitation

Activation : onglet Admin du TMS → Modes de transport → case « Transport Maritime — Conteneurs » (administrateur du compte), ou Admin du site → fiche client → outils → « TMS — Conteneurs maritimes » : c’est le même réglage. Désactivé, l’onglet, la section de la fiche commande, les badges et les conteneurs de l’application conducteur disparaissent ; les données sont conservées. Gantt (sous-onglet par défaut) : même présentation que le Planning ; une ligne par véhicule avec son conducteur et son châssis (tailles acceptées), une barre par conteneur : prise → livraison (import) ou chargement (export) → retour, partie pleine en couleur et partie vide hachurée, repères créneau terminal, closing, franchises terminal et armateur ; puits à gauche avec les conteneurs non affectés. Glisser-déposer comme au Planning : la ligne donne le véhicule, le conducteur et le châssis (taille contrôlée), la position donne la date, le règlement 561/2006 et les chevauchements sont contrôlés ; barre déposée dans le puits = désaffectation ; clic = fiche conteneur. Autres sous-onglets : « Conteneurs » (liste et filtres), « Vides à rendre » (imports pris non rendus, groupés par dépôt de retour, avec le temps restant avant la fin de franchise armateur), « Triangulations » (le vide d’un import réutilisé pour un export voisin : même taille, même armateur, export chargé 0 à 3 jours après la livraison, avant la fin de franchise, à moins de 150 km ; « Appliquer » relie les deux conteneurs, le retour au dépôt et le retrait d’un vide sont évités, et le retour de l’import déclare l’export pris), « Franchises clients » (90 jours : jours de détention et de surestaries consommés, refacturé et restant à refacturer), « Châssis & réglages ». Arrivée du navire : saisie dans la fiche conteneur, elle calcule les fins de franchise terminal et armateur restées vides (durées par armateur dans les réglages). Châssis : cochez les tailles acceptées par chaque remorque ; un conteneur trop long ou une remorque qui n’est pas un porte-conteneur affiche « ⚠ châssis » sur la carte et sur la barre du planning. Le planning montre aussi 🚢 et l’heure du créneau terminal. Refacturation : la fiche conteneur calcule la détention (jours après la franchise armateur jusqu’au retour), les surestaries (sortie du terminal après la franchise) et l’attente au terminal (prise après le créneau, au-delà de la tolérance) ; « + Ajouter aux frais » crée la ligne sur la commande, une seule fois par motif. Tarifs par défaut dans les réglages.

⚓ Conteneurs : ports et connexions

Sous-onglet « Ports & connexions ». Référentiel : Le Havre et Rouen (S)ONE), Marseille-Fos et Lyon (Ci5), Dunkerque (AP+), Montoir, Rotterdam (Portbase), Anvers et Zeebruges (Certified Pick-up), Hambourg et Bremerhaven (pré-annonce et créneau), avec leurs terminaux et les références exigées du transporteur. Le port est reconnu d’après le port ou les lieux de la fiche conteneur, ou choisi dans « Système portuaire » ; une alerte « port » liste les références manquantes (critique à moins de 24 h de la prise ou du closing), et la fiche affiche ces exigences et les événements reçus. Connecteur entrant : « Créer l’URL du connecteur » (administrateur du compte) donne une adresse privée à transmettre au port, au transitaire ou à l’outil qui envoie les statuts ; elle reçoit des événements JSON (autorisation de sortie, créneau, ETA, déchargement, sortie, entrée, closing, blocage) qui mettent la fiche à jour : sortie du terminal = conteneur pris, entrée au dépôt = conteneur rendu, ETA = franchises recalculées. « Régénérer » ou « Révoquer » coupe l’ancienne adresse. Import : un fichier CSV (colonnes numéro, événement, date, référence, terminal) d’un portail portuaire ou d’un transitaire s’applique de la même façon. Un événement déjà reçu n’est appliqué qu’une fois ; le journal garde tout, y compris les rejets. Les connexions directes aux systèmes portuaires demandent une inscription ou un contrat transporteur : elles se brancheront sur ce connecteur.

📦 Offres messagerie : zones

Sous le tableau des zones d’une offre messagerie, un encadré indique les départements sans zone (aucun prix pour ces destinations) et ceux cités deux fois. Boutons : « Ajouter les manquants à cette zone » ou « En faire la zone par défaut » : « * » dans une zone couvre tous les départements non cités ailleurs. Les nouvelles offres messagerie ont « * » dans la zone nationale. Pensez à enregistrer.

✦ Copilote

Bouton rond en bas à droite (ou Alt+C) : posez une question sur vos retards, ce qui reste à planifier, les remorques sans reprise, la facturation, les marges ou le bilan carbone. La réponse s’écrit au fil de l’eau (bouton ■ pour l’arrêter), avec des liens « → écran » pour y aller directement. Les suggestions changent selon l’écran ouvert ; « Copier » et « Relancer » sous chaque réponse, ⤢ pour agrandir, ↺ pour une nouvelle conversation. Le copilote ne lit qu’un résumé chiffré de votre compte ; le compteur de questions du mois s’affiche sous son nom.

🤝 Affrètement

Sous-traitance à des transporteurs partenaires, lettre d'affrètement PDF et lien de mission. Zone « 🤝 Affréter » sous le quai du planning : déposer une commande pour l’affréter (prix proposé, marge contrôlée). Une commande modifiée après l’envoi au transporteur repasse « à reconfirmer » avec la liste des changements, et un bouton Renvoyer. Obligation de vigilance : à partir de 5 000 € HT (affrètement ou cumul sur 12 mois), attestation URSSAF valide, licence et extrait Kbis de moins de 3 mois exigés avant l’envoi ou la confirmation (passer outre est journalisé). Appel d’offres : comparatif prix, marge, note sur 6 mois et documents.

💶 Offres et cotation

Grilles tarifaires par client (lot, messagerie, Europe), simulateur, envoi de l'offre en ligne, cotation rapide avec calcul des kilomètres. Recherche et filtres par statut, alerte d’expiration, synthèse de l’offre (remplissage de la grille, conditions).

🧾 Facturation

Factures Factur-X (EN 16931), facturation groupée, émission, envoi par e-mail (aussi par lot), relances, encaissements, avoirs, export comptable.

🟫 Palettes

Comptes palettes des chargeurs et destinataires, grand livre, dépôts, seuils d'alerte, commandes de restitution, relevés.

⚖️ Litiges

Suivi des litiges et réserves liés aux commandes.

🖥 Salle de contrôle / Alarmes

Écran plein écran pour le bureau d’exploitation : missions, livraisons du jour, flotte en direct et alertes, journal des événements (étapes, preuves, envois, alarmes, contrôles) sur 48 h, actualisé automatiquement. Touche Échap pour quitter. Couleur, image de fond et voile réglables en Admin.

🔔 Alertes

Échéances et anomalies à traiter.

💬 Messagerie

Échanges avec les conducteurs : aperçu du dernier message, filtres (non lus, en mission), réponses rapides, et à droite le contexte du conducteur (véhicule, temps de service, missions, alarmes).

📈 Rapports et direction

Analyses d'activité, de marge et indicateurs de pilotage.

💶 Rentabilité par client (Reporting)

Reporting → « Rentabilité par client » : les clients sont triés par marge croissante, et non par chiffre d’affaires. Ceux dont la marge est inférieure à 15 % apparaissent en cartes, en tête, avec le pourcentage en pastille et la courbe du chiffre d’affaires mensuel sur douze mois. Les autres restent dans un tableau compact, replié sous un bouton.

Pourquoi ce tri : un classement par chiffre d’affaires masque les pertes. Un client à −26 % de marge peut n’être que vingt-quatrième par chiffre d’affaires, donc invisible dans une liste des dix premiers.

Code couleur : rouge en perte, ambre sous 15 %, vert au-delà. La courbe n’apparaît que si le client a des commandes sur au moins deux mois distincts.

À ne pas confondre avec « 🎯 Rentabilité client × ligne » dans Facturation, qui compare les lignes de trafic et prépare des révisions tarifaires.

🌿 Bilan GES

Émissions de CO₂e (méthode ADEME) par client, véhicule et commande, comparées à la période précédente ; lecture rapide des points à surveiller ; attestation CO₂ par client (information obligatoire, code des transports) ; objectif de réduction annuel avec trajectoire mensuelle ; export CSRD.

🗂 Référentiel

Clients, conducteurs, véhicules, remorques, transporteurs, tarifs et frais, avec import et export Excel.

📁 Archives

Commandes et documents archivés.

⚙️ Administration

Réglages du compte : vitesse, mode d'envoi des missions, facturation, logo, mentions, géocodage des sites clients sans GPS. Apparence : couleur des bandeaux et couleurs des temps de service (conduite, travail, disponibilité, repos) utilisées dans la fiche véhicule de la carte, avec aperçu et retour aux couleurs par défaut.

☢️ ADR

Certificat du conducteur contrôlé avant affectation, citerne, exemption 1.1.3.6 avec calcul des points.

🧼 Lavage

Bon de lavage exigé avant le chargement pour les bennes, citernes et fonds mouvants.

📍 Sites clients

Plusieurs adresses par client, avec l'entrée poids lourds placée sur la carte.

🚛 Types de véhicules

23 types en 7 familles, et remorques compatibles proposées à l'affectation.

⏱ Temps de conduite

Contrôle du règlement 561/2006 à la planification, avec replanification sur repos si nécessaire.

📍 Arrivées et départs automatiques

Toutes les 2 minutes, la position GPS des camions est comparée aux sites : arrivées et départs sont pointés automatiquement (badge 📍 GPS) et l’attente facturable se calcule seule.

🎤 Saisie vocale

Bouton 🎤 à côté de « Nouvelle commande » (ou Alt+V) : la fenêtre « Structurer une demande client » s’ouvre et la dictée démarre. Dictez la commande comme au téléphone, par exemple « Client Carrefour, enlèvement demain à Rennes, 18 palettes, livraison Lyon jeudi, 1 450 euros », puis dites « fin de dictée » : l’analyse se lance. Les dates relatives (demain, jeudi, lundi prochain) sont converties, le client est rattaché à la fiche du référentiel la plus proche, et les champs non compris sont signalés avant la création, qui reste à confirmer. Ponctuation à la voix : « virgule », « point final », « à la ligne », « point d’interrogation ». Un petit bouton 🎤 est aussi présent sous les zones de texte des fenêtres, du copilote et des messages. Application conducteur : bouton « 🎤 Dicter » sous les réserves, constats, caractéristiques et messages (relire avant d’envoyer). Fonctionne avec Chrome, Edge et Safari (pas Firefox), après autorisation du micro ; la reconnaissance vocale est assurée par le service du navigateur (Google ou Apple), pas par FC-Dev56.

🎯 Rentabilité client × ligne

Facturation → « 🎯 Rentabilité client × ligne » : choisissez la période (90, 180, 365 jours) et votre marge cible. Par client : chiffre d’affaires, marge, tendance par rapport à la période précédente, temps d’attente non facturé (et son coût conducteur), manque à gagner pour atteindre la cible. Par ligne (département de chargement → département de livraison) : prix moyen, coût moyen, €/km, marge et prix conseillé (coût ÷ (1 − marge cible)). « 📝 Proposer une révision » prépare un courrier à relire et copier, avec les nouveaux prix des lignes sous la cible et le rappel des attentes. Les marges sont fiables quand les coûts de revient sont renseignés (Admin).

📈 Prévision de charge J+7

Tableau de bord → onglet Prévisions : pour aujourd’hui et les 7 jours suivants, les commandes déjà reçues (barre pleine), celles qui devraient encore arriver (barre hachurée) et la capacité de la flotte (trait). Le prévu combine le volume habituel des 8 mêmes jours de semaine et le rythme de remplissage habituel du carnet (part du volume final déjà commandée à la même échéance). La capacité = véhicules disponibles × commandes faites par véhicule et par jour sur 60 jours, plus ce qui est déjà affrété. Quand le prévu dépasse la capacité, le nombre de commandes à affréter s’affiche : de quoi réserver des affrétés à l’avance. Le tableau des clients signale ceux qui ont peu commandé par rapport à leur habitude (à relancer) et les semaines chargées.

📍 Suivi pour le destinataire

Fiche commande → « Suivi pour le destinataire » : un lien personnel à copier ou à envoyer par e-mail. Le destinataire voit, sur son téléphone, l’état de la livraison, l’heure d’arrivée estimée (calculée par la navigation du camion, sinon d’après sa position, sinon l’heure prévue), les kilomètres restants, les étapes pointées et la preuve de livraison ; jamais les prix ni le nom du conducteur. Case « le prévenir automatiquement d’un retard » : un e-mail part quand l’arrivée estimée dépasse de 30 minutes l’heure prévue, puis à chaque nouveau glissement de 30 minutes. Le nombre de consultations du lien est affiché.

🧭 Actions du jour

En tête du tableau de bord, le copilote liste ce qui demande une action, du plus urgent au moins urgent, avec le bouton qui la règle : commandes d’aujourd’hui ou de demain sans moyen, commandes planifiées sur un véhicule à l’atelier, affrètements non confirmés avant l’enlèvement, attentes facturables et prises de force non ajoutées (ajout en un clic), frais posés après facture (factures complémentaires en un clic), commandes prêtes à facturer (facturées en un clic) ou bloquées, factures échues, certificats ADR à renouveler, affrétés souvent en retard sur 60 jours. Le montant à récupérer est affiché ; « ✓ Vu » masque une action jusqu’à la prochaine connexion. Mise à jour toutes les 10 minutes, sans consommation d’IA.

✎ Tableau de bord personnalisé, mode tablette

Tableau de bord → « ✎ Personnaliser le tableau de bord » : sur chaque bloc, ↑ ↓ pour le déplacer, ⇔ pour le passer en demi-largeur, 👁 pour le masquer. Préréglages Exploitant, Direction et Facturation ; « Tout réafficher » pour revenir à l’origine. Le réglage vous suit sur tous vos postes ; l’administrateur peut le définir par défaut pour les utilisateurs du compte qui n’ont rien réglé. Les listes vides proposent l’action utile (ajouter des véhicules, créer une commande…). Bouton « 📱 Mode tablette (quai) » en bas du menu : gros boutons, menu réduit au quai, aux palettes, aux conteneurs et au suivi, tuiles d’accès rapide sur l’accueil ; réglage mémorisé sur l’appareil.

★ Vues, actions groupées, panneau latéral

Commandes → liste « ★ Vues… » : vues prêtes (livraisons du jour ou de demain, à planifier, en mission, livrées non facturées) et « Enregistrer la vue actuelle » pour mémoriser vos filtres, tri et colonnes (elles vous suivent sur tous vos postes). Cochez des commandes : la barre d’actions propose aussi « Tout (filtre) », « Facturer » (une facture par client, groupée quand il a plusieurs commandes livrées), « Décaler… » de n jours, « Désaffecter » et « Export CSV ». La fiche commande s’ouvre en panneau latéral : le planning et la liste restent utilisables à côté, un clic sur une autre commande met la fiche à jour. Bouton « ⧉ Fenêtre » pour revenir à l’affichage en fenêtre ; Échap ferme la fiche.

🛟 Annuler, contrôler, signaler

Après un changement de statut, une affectation ou un changement de date sur une commande, un bandeau « ↶ Annuler » reste affiché 10 secondes pour revenir en arrière. Les saisies (nouvelle date, immatriculation…) s’ouvrent dans une fenêtre Periscop qui contrôle le format (date JJ/MM/AAAA, nombre). Onglet Facturation → « Contrôle avant facturation » : chaque commande livrée non facturée est vérifiée (prix, client et SIRET, régime de TVA, preuve de livraison, attente et prise de force non ajoutées, indice gazole, litige ouvert, conteneur non rendu, achat affrété sans prix) ; « Facturer les commandes prêtes » émet d’un coup celles qui n’ont aucun point à vérifier. En cas d’incident d’affichage, un message clair s’affiche et le détail est transmis : Admin → « Incidents techniques de l’écran ». Au-delà de 150 commandes, la liste s’affiche par lots au fil du défilement.

🖌 Ma présentation

Bouton « 🖌 Ma présentation » en bas du menu latéral (ou Alt+T). Dix styles : Cockpit (design actuel), Classique, Océan, Forêt, Ardoise, Sable, Prestige, Néon, Contraste élevé et Chantier, chacun en sombre ou en clair. Réglages : thème (sombre, clair ou automatique selon Windows), densité (compacte pour afficher plus de lignes, pratique en 1366 px), taille du texte, menu latéral déplié ou replié, écran d’accueil (tableau de bord, Gantt, commandes, carte, suivi, direction, facturation). Préréglages : Exploitant, Direction, Grand écran. Les choix sont enregistrés pour votre utilisateur et vous suivent sur tous vos postes ; l’administrateur peut définir la présentation par défaut du compte pour les nouveaux utilisateurs.

🧾 Facturation : avoirs, complémentaires, TVA

La chaîne est la même en flotte propre, en affrètement et en conteneur : une commande livrée se facture seule ou en facture groupée (même client, SIRET obligatoire). Les frais annexes (attente, prise de force, hayon, détention…) apparaissent ligne par ligne sur la facture et le Factur-X ; une fois facturés ils sont verrouillés 🔒. Un frais posé après la facture (détention d’un conteneur rendu plus tard, attente, prise de force) est marqué « à facturer » dans la fiche commande : bouton « Émettre la facture complémentaire ». Une facture émise ne s’annule plus : on établit un avoir ; un avoir total rend la commande à nouveau facturable (numérotation des avoirs AV séparée et continue). Une facture groupée annulée (brouillon ou rejetée) libère ses commandes. Fiche client → « Régime de TVA » : France, client UE en autoliquidation ou exonéré (import / export) ; la facture et l’avoir passent à 0 % avec la mention légale, reprise dans le Factur-X. Au moment de facturer une commande dont le conteneur n’est pas rendu, un avertissement rappelle que la détention partira en facture complémentaire. Marge : en affrètement, le montant de la facture reçue de l’affrété remplace le prix convenu ; sur un relais, le tronçon fait en propre est compté.

🛰 Étapes réelles du boîtier et de la tablette

Toutes les 5 minutes, le TMS lit les entrées et sorties de zone transmises par le boîtier du camion : une zone qui correspond au site d’enlèvement ou de livraison (position du site, ou nom du site si la commande n’a pas de position) pointe l’arrivée et le départ (badge 🛰 Boîtier, prioritaire sur 📍 GPS et sur le pointage). Un passage de moins de 3 minutes est ignoré, une ressortie suivie d’un retour en moins de 15 minutes compte comme un seul séjour, le départ est validé 10 minutes après la sortie. Les horaires réels et l’attente facturable se recalculent seuls. La fiche commande affiche aussi les activités déclarées sur la tablette (⏳ attente avec son motif et la consigne, ⛽ plein avec les litres, 🧽 lavage) et l’ETA de la navigation. L’alerte « Retard probable » utilise cette ETA quand elle est disponible (moins de 30 minutes) au lieu de l’estimation à vol d’oiseau. Cartes conducteur : chaque insertion et retrait de carte dans le chronotachygraphe est relevé avec le kilométrage ; la fiche commande liste les cartes passées dans le véhicule et les km de chaque session. La carte est reconnue grâce au numéro saisi dans la fiche du conducteur (Référentiel → Conducteurs). Alertes 🪪 : « Autre conducteur » si la carte insérée n’est pas celle du conducteur prévu sur une commande en mission, « Carte non reconnue » si le numéro n’est saisi sur aucun conducteur. Attelage : le boîtier indique si une remorque est attelée et sa marque (pas son immatriculation) ; seul un état qui dure 10 minutes est retenu. Alerte 🔗 « Remorque dételée hors site » quand un tracteur en mission reste dételé plus de 20 minutes loin des sites de la commande et du point de relais. Prise de force (benne, grue, pompe, groupe) : chaque utilisation relevée par le boîtier (durée, gazole consommé) est rattachée à la commande ; la fiche propose « Ajouter aux frais » avec le frais PTO du catalogue (unité par heure : durée cumulée arrondie au quart d’heure supérieur ; sinon un forfait par commande). Les utilisations de moins de 2 minutes sont ignorées. Renseignez le prix du frais PTO dans Référentiel → Frais. Supervision (onglet Alertes, en bas) : pour chaque véhicule, dernière donnée du boîtier, coupures de connexion sur 24 h, état de la tablette et téléchargements du chronotachygraphe en échec sur 7 jours. Alertes : 📡 « Boîtier muet » (aucune donnée depuis 2 h sur un véhicule en mission), 📱 « Tablette non appairée » (déconnectée depuis 30 min en mission : attentes, pleins et ETA ne remontent plus), 💾 « Téléchargement chronotachygraphe en échec » (3 échecs en 7 jours, mémoire de masse ou carte conducteur ; le boîtier ne transmet que les échecs : erreur, expiré, hors ligne, délai dépassé).

⏱ Horaires réels

Dès que le conducteur pointe une étape (arrivée, chargement, départ, livraison), signe un POD, ou qu’une arrivée est détectée par GPS, le TMS recale les horaires de la commande : chargement à l’heure réelle, livraison réelle ou estimée (horaire prévu + écart constaté au chargement). L’horaire prévu est conservé : un badge ⏱ sur les cartes et les barres du planning indique l’écart (vert à l’heure, orange moins d’une heure, rouge au-delà, bleu en avance) ; un clic affiche le détail prévu / réel.

❄ Température dirigée

Les commandes réfrigérées ou congelées portent un badge bleu clignotant « Réfrigérée » ou « Congelée » avec la température de consigne, sur les cartes et les barres du planning. Une consigne négative est classée Congelée. Sans consigne saisie, le badge l’indique (« consigne ? »).

🚨 Alertes d’exploitation

Calculées toutes les 5 minutes : limite de conduite proche, retard probable à la livraison, véhicule immobilisé, attente facturable en cours. Compteur sur l’entrée Salle de contrôle du menu et message à chaque nouvelle alerte.

📤 Facture électronique (plateforme agréée)

Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir leurs factures électroniques et les grandes entreprises et ETI les émettre ; les PME et TPE émettent à partir du 1er septembre 2027. Le TMS génère des factures Factur-X (EN 16931) et les transmet à la plateforme agréée Iopole : Réglages → Plateforme agréée, nom « Iopole », mode Bac à sable puis Production, e-mail du compte, secret et identifiant client fournis par Iopole (les adresses sont fixées automatiquement). Le bouton « 📤 PA » de chaque facture la transmet ; le badge suit son cycle de vie (déposée, émise, reçue, approuvée, encaissée…).

📧 Ordres reçus par e-mail

Option « Ordres reçus IA ». Dans la boîte « 📥 Ordres reçus », l’administrateur choisit l’adresse du compte (ordres-moncompte@fc-dev56.fr) et, s’il le souhaite, la liste des expéditeurs autorisés. Transférez-y les ordres de vos clients ou donnez-leur l’adresse : toutes les 2 minutes, chaque pièce jointe (PDF, photo) devient un ordre analysé par l’IA, à vérifier puis à créer en un clic ; sans pièce jointe, c’est le texte du message qui est lu. Les messages d’un expéditeur non autorisé sont écartés (200 documents par jour au plus).

🧾 Factures d’affrétés

Affrètement → « 🧾 Factures d’affrétés » : déposez une ou plusieurs factures de vos sous-traitants (PDF, photo). Chacune est lue, rattachée à son affrètement par les références citées (ou le SIRET et le montant) puis contrôlée : prix convenu ou total de l’ordre groupé, SIRET, doublon de numéro, cohérence HT/TVA/TTC, mission terminée, preuve de livraison. Filtres À recevoir, À contrôler, Bon à payer, Litiges, Payées ; un litige demande un motif et peut être envoyé au transporteur par e-mail ; export Excel pour la comptabilité.

⚙ Automatisations

Admin du TMS → « ⚙ Automatisations » : sans programmation, une règle dit quand (commande créée ou passant à un statut, étape pointée par le conducteur, preuve de livraison, alerte d’exploitation, facture émise ou échue), à quelles conditions (clients, nature, ADR, température dirigée, prix, réserves) et quoi faire (e-mail au donneur d’ordre, au destinataire ou à une adresse, notification à l’équipe, ajout d’un frais, appel d’une adresse web). Les messages acceptent des variables comme {ref}, {client}, {liv_lieu} ou {lien_suivi}. On peut aussi décrire la règle en une phrase : l’IA la prépare, vous la vérifiez avant de l’enregistrer. Chaque évènement n’est traité qu’une fois ; le journal garde 90 jours.

▦ Affichage des commandes

Commandes → trois affichages au choix, à droite des compteurs de statut : Cartes (cartes détaillées, 1 à 3 colonnes), Lignes (tableau compact : réf., client, trajet, dates, statut) et Kanban (une colonne par statut). Le choix est mémorisé sur votre navigateur.

📒 Export comptable

Facturation → « 📒 Export comptable » : choisissez la période (mois, trimestre, année ou dates libres) et les journaux — Ventes (factures et avoirs émis), Achats (factures des affrétés reçues ; celles en litige sont écartées sauf réglage contraire) et Banque (règlements clients). Aperçu et contrôles vérifie l’équilibre débit = crédit, les numéros de facture manquants, les factures sans date ou sans TVA à un client français. Deux formats : le FEC officiel (fichier SIRENFECAAAAMMJJ.txt, 18 colonnes, accepté par tous les cabinets) et un CSV paramétré (colonnes, ordre, séparateur, décimales, dates, encodage). Les comptes de vente suivent le régime de TVA (France, client UE en autoliquidation, exonéré). Onglet Comptes tiers : codes clients et affrétés générés automatiquement, modifiables pour reprendre ceux du cabinet. Les pièces exportées sont marquées pour ne pas être importées deux fois ; l’Historique permet d’annuler un marquage.

🔗 EDI (EDIFACT)

Admin → Exploitation → « 🔗 EDI » : déclarez chaque donneur d’ordre qui travaille en EDIFACT (identifiants UNB, client du TMS, canal). Trois canaux : API https (le partenaire dépose ses ordres sur une adresse secrète propre à lui et y récupère les statuts), SFTP (le TMS relève ses ordres et dépose les statuts sur son serveur toutes les 5 minutes ; mot de passe chiffré) ou manuel (import d’un fichier, statuts à télécharger). Chaque ordre IFTMIN reçu arrive dans « 📥 Ordres reçus » avec enlèvement, livraison, dates, palettes, poids, ADR et température déjà remplis : vérifiez puis créez la commande. Les annulations et modifications sont signalées, les doublons ignorés. Dès que la commande avance (marchandise enlevée, livrée, avec les réserves de la preuve de livraison, arrivée, annulation), le TMS renvoie un statut IFTSTA avec les codes STS choisis pour ce partenaire (par défaut 13 = enlevée, 21 = livrée). Le journal garde chaque fichier reçu ou émis, téléchargeable et renvoyable.

🔐 Signature sécurisée des LDV

Pour être sûr de qui signe la lettre de voiture avec le QR code ou le lien : un code à 6 chiffres est envoyé à l’avance par e-mail à l’expéditeur et au destinataire (fenêtre QR code de la LDV → « Envoyer le code », ou automatiquement 3 jours avant aux e-mails d’enlèvement et de livraison de la commande). Le signataire le saisit sur la page de signature ; 5 essais au plus, valable 10 jours, utilisable une fois. La position du téléphone est relevée au moment de signer et comparée au lieu d’enlèvement ou de livraison (rayon réglable, 1 km par défaut) : la distance apparaît dans la fenêtre QR code, avec un lien vers la carte, et sous la signature dans la LDV PDF (« Code vérifié · à 35 m », « hors zone »). Réglages : Admin → Exploitation → « 🔐 Signature des lettres de voiture » (code exigé dès qu’il a été envoyé, toujours, ou désactivé ; envoi automatique ; signature refusée sans position).

📄 Documents

Lettre de voiture électronique, preuves de livraison avec photos et signatures, PDF Factur-X.

🧾 Frais annexes

Dans la fiche commande, « + Ajouter » ouvre le catalogue avec une recherche (tunnel, ferry, péage, pays…). Les frais au catalogue à 0 € sont au réel : saisissez le montant payé et précisez le trajet ou la date dans le libellé. Les frais en % se calculent sur le prix de transport. L’attente est facturée 45 € HT/h au-delà de la franchise (tarif modifiable dans Référentiels → Frais, ligne ATTENTE). Une commande facturée n’accepte plus de frais : établir une facture complémentaire.

🛣 Péages, tunnels et traversées

Facturation → « Importer un relevé » : relevé Excel ou CSV du télépéage, des cartes carburant (AS24, DKV…) ou d’une compagnie de ferry. Les colonnes (date, heure, immatriculation, montant, libellé) sont reconnues automatiquement et restent modifiables ; montants TTC convertis en HT si besoin. Chaque passage est rattaché à la commande du véhicule en cours à cette heure (pointages réels, sinon horaires prévus, ± 2 h), puis ajouté en frais au réel. Sont écartés : passages hors commande (trajets à vide), véhicules inconnus, commandes déjà facturées. Un relevé réimporté n’ajoute jamais de doublon.

⏱ Performance (Alt+P)

Le TMS mesure en continu, sur vos vraies données, la durée des appels au serveur, des changements de rubrique et des affichages, ainsi que les blocages du navigateur. Alt+P ouvre le relevé : la session en cours, ou les 7 derniers jours de tous les postes du compte (moyenne, 95 % des cas, pire cas, taille). Les mesures ne contiennent aucune donnée de commande : uniquement des durées et des volumes.